物品管理を無料で始めるなら
Excel？無料の物品管理システム？
会社の備品や在庫を管理したいものの、最初から管理ツールに費用をかけるべきか迷うことはありませんか。
無料で始める代表的な方法として、Excelを使う方法と、無料プランのあるクラウド型物品管理システムを使う方法があります。このページでは、それぞれの違いと向いているケースを比較します。
管理する物品が少なく、更新する人も限られているならExcelが手軽です。複数人で頻繁に更新する、貸出・返却や棚卸を効率化したい、履歴を残したいといった場合は、無料の物品管理システムを試す価値があります。
無料で物品管理する2つの方法
どちらが優れているというより、管理する規模や日々の運用によって使いやすい方法が変わります。
Excelで物品管理する
備品名、管理番号、保管場所、使用者などを表形式で管理する方法です。すでにExcelを利用できる環境であれば、追加のシステム利用料をかけずに始められます。
項目や計算式を自由に変更できるため、小規模な管理や、自社独自の項目を細かく作り込みたい場合に向いています。
無料の物品管理システムを使う
物品登録、貸出・返却、在庫数、棚卸などを専用画面から管理する方法です。無料プランを提供しているサービスであれば、一定の利用人数や物品数の範囲内で費用をかけずに始められます。
複数人で同じ情報を更新したり、履歴を残したりしやすい点が特徴ですが、無料で使える範囲や機能はサービスごとに異なります。
Excelを利用するためのライセンスをすでに契約している場合は追加費用なしで始めやすい一方、Excelの利用環境がない場合は別途費用がかかることがあります。本記事では「すでにExcelを利用できる環境」を想定して比較しています。
Excelと無料の物品管理システムを比較
一般的な運用を前提に、違いが出やすいポイントを比較します。
| 比較項目 | Excel | 無料の物品管理システム |
|---|---|---|
| 始めやすさ | ◎テンプレートがあればすぐ始めやすい | ○ユーザー登録や初期設定が必要 |
| 初期・月額費用 | ○Excelを利用できる環境なら追加費用を抑えやすい | ○無料プランの範囲内なら0円。上限や条件はサービスごとに異なる |
| 項目の自由度 | ◎列や計算式を自由に変更しやすい | ○用意された項目や設定の範囲で利用 |
| 複数人での利用 | ○共有方法を整えれば可能。ファイル管理のルールが重要 | ◎複数ユーザーでの利用を前提にしたサービスが多い |
| 貸出・返却 | △入力欄や貸出台帳を作って手動更新 | ○対応サービスでは専用機能から操作できる |
| 在庫・数量管理 | ○数量列や計算式で管理可能 | ○対応サービスでは入出庫や数量を管理できる |
| 棚卸 | △一覧と現物を照合して結果を入力 | ○棚卸機能があれば作業を標準化しやすい |
| QR・バーコード | △仕組みを別途用意すれば利用可能だが、ハードルは高い | ○標準対応しているサービスもある |
| 変更・利用履歴 | △運用方法や保存環境に左右される | ○履歴を記録できるサービスがある |
| 関連データの管理 | △マニュアルや整備記録等は基本的に別ファイルで管理 | ○ファイル添付等、物品に関連データを紐付けて管理できるサービスがある |
| オフライン利用 | ◎ローカルファイルならネット接続なしでも利用可能。ただし複数人で共有する場合はネット接続が必要になる場合が多い。 | △クラウド型は基本的にネット接続が必要 |
※上表は一般的なExcel運用とクラウド型物品管理システムの傾向を比較したものです。Excelの共有方法や作り込み、各サービスの無料プランによって実際の機能や使い勝手は異なります。
Excelでの物品管理が向いているケース
「まずは簡単な台帳を作れればよい」という段階なら、Excelは今でも使いやすい選択肢です。
Excelが向いている主なケース
- 管理する備品や物品がまだ少ない
- 台帳を更新する担当者が1人または少人数
- 貸出・返却や在庫の増減がそれほど頻繁ではない
- 自社独自の管理項目を自由に追加・変更したい
- まずは今ある環境で物品管理を始めたい
Excelのメリット
- 多くの人が操作に慣れている
- 列や数式を自由に変更できる
- テンプレートを使えば短時間で始められる
- ローカルでも利用できる
Excelで負担になりやすい点
- 更新ルールを人に依存しやすい
- 複数ファイルができると最新版が分かりにくい
- 履歴の管理が難しく、過去の状況を確認しにくい
- 管理規模が大きくなるほど確認作業が増えやすい
Excelで問題なく運用できているうちは、そのまま使い続けるのも合理的です。管理件数や利用者が増え、「台帳を更新すること自体」が負担になってきたらシステム化を検討するとよいでしょう。
無料の物品管理システムが向いているケース
専用システムの強みは、「一覧を作ること」よりも、日々の更新や共有を仕組み化しやすいことです。
物品管理システムを試したい主なケース
- 複数人が物品情報を確認・更新する
- 備品の貸出・返却が頻繁に発生する
- 在庫や消耗品の数量も一緒に管理したい
- 「誰が使っているか」「どこにあるか」をすぐ確認したい
- 棚卸の作業を標準化したい
- QRコードやバーコードから物品情報へアクセスしたい
- マニュアル等、物品に関連する情報も一緒に管理したい
物品管理システムのメリット
- 複数人で同じデータを共有しやすい
- 物品管理向けの操作や入力項目が用意されている
- 貸出・棚卸などを一つの仕組みにまとめやすい
- 履歴や権限を管理できるサービスもある
無料システムで確認したい点
- 無料で使える人数・物品数に上限がある場合がある
- 一部機能が有料プラン限定の場合がある
- 自社独自の形式へ自由に作り込めるとは限らない
- クラウド型はインターネット接続が前提になる
Excelと物品管理システム、どちらを選ぶ？
迷った場合は、現在の「物品数」だけでなく、更新頻度や利用人数まで含めて考えるのがポイントです。
まずExcelで十分なケース
- 管理対象が少ない
- 担当者がほぼ固定されている
- 更新は月に数回程度
- 主目的は備品一覧の把握
- 現状の管理で特に困っていない
無料システムを試したいケース
- 複数人で日常的に更新する
- 貸出・返却や在庫変動が多い
- 所在確認に時間がかかる
- 棚卸に手間がかかっている
- Excelの入力・確認作業を減らしたい
50点でも毎日貸出が発生すればシステムの方が便利なことがあります。一方、数百点あっても情報がほとんど変わらず、担当者が1人で確認するだけならExcelで困らない場合もあります。件数より「更新の手間」や「管理したい情報の内容」を基準に考えると判断しやすくなります。
無料の物品管理システムを選ぶときの7つの確認ポイント
「無料」という言葉だけで決めず、実際の運用に必要な範囲まで無料で使えるかを確認しましょう。
無料で使える利用人数
担当者だけが使うのか、全社員が確認・更新するのかで必要人数は大きく変わります。
登録できる物品数
現在の件数だけでなく、今後追加する備品や在庫まで含めて上限を確認します。
無料プランの機能制限
貸出、棚卸、QR・バーコード、在庫管理など、使いたい機能が無料プランに含まれるかを確認します。
データの出力方法
将来サービスを変更する可能性も考え、CSVなどでデータを取り出せるか確認しておくと安心です。
複数人利用と権限
閲覧だけの人、登録する人、管理者など、役割に応じた運用が必要かを確認します。
スマホ・タブレット対応
倉庫や現場で使う場合は、PC以外から登録・検索・棚卸ができるかも重要です。
有料化した場合の料金
無料枠を超えたあとも使い続ける可能性があるため、有料プランへ移行した場合の費用も確認しておきましょう。
実際に無料で物品管理を始めるなら
まだ方法を決めきれない場合は、どちらも無料で試して、日々の運用に合う方を選ぶ方法もあります。
無料の備品管理台帳
Excelテンプレート
tidieでは、備品情報・貸出・棚卸・減価償却情報を管理できるExcelテンプレートを無料で公開しています。登録やメールアドレス入力は不要です。
無料で使える物品管理システム
「tidie」
tidieは、備品・在庫・消耗品をまとめて管理できるクラウド型の物品管理システムです。3ユーザー・50品目まで無料で、無料プランでも機能制限はありません。
- 貸出・返却、利用予約
- 在庫・数量、物品の状態管理
- 棚卸
- QRコード・バーコードから物品情報へアクセス
- マニュアル等のファイルを添付可能
まずExcelで管理方法や必要項目を整理し、運用が複雑になったら物品管理システムへ移行する方法もあります。逆に、貸出や棚卸が多いことが最初から分かっている場合は、無料システムから始めた方が二重入力や移行作業を減らせることもあります。
無料の物品管理についてよくある質問
物品管理はExcelでもできますか？
はい。備品名、管理番号、保管場所、使用者、購入日などを一覧にすれば、Excelでも物品管理を始められます。管理件数が少なく、更新する人も限られている場合は特に使いやすい方法です。
Excelと物品管理システムの一番大きな違いは何ですか？
Excelは表を自由に作れること、物品管理システムは日々の更新や共有を専用の仕組みで行いやすいことが大きな違いです。貸出・返却、棚卸、履歴管理などの頻度が増えるほど、専用システムのメリットを感じやすくなります。
無料の物品管理システムはずっと無料で使えますか？
サービスによって異なります。無料プランを継続利用できるサービスもありますが、利用人数、物品数、ストレージ容量、利用機能などに上限が設定されていることがあります。導入前に無料条件を確認してください。tidieの無料プランはずっと無料で使い続けられます。
備品が何点くらいになったらシステム化すべきですか？
一律の基準はありません。物品数だけでなく、利用人数、更新頻度、貸出回数、棚卸にかかる時間などで判断するのがおすすめです。Excelの更新や確認に手間を感じ始めたら、無料システムを試すタイミングのひとつです。
無料で使えるExcelテンプレートはありますか？
はい。tidieでは、備品管理台帳、貸出台帳、棚卸表、減価償却管理表などを収録したExcelテンプレートを無料で公開しています。登録不要でダウンロードできます。
tidieの無料プランには機能制限がありますか？
tidieは3ユーザー・50品目まで無料で利用でき、無料プランでも機能制限はありません。利用人数または管理物品数を増やす場合は有料プランを検討できます。
まずは、今の規模に合った方法で始めてみましょう
物品管理は、最初から高機能な仕組みを用意することが目的ではありません。少人数・小規模ならExcel、更新や共有の負担が大きいなら物品管理システム。どちらも無料で試し、自社にとって続けやすい方法を選ぶことが大切です。
