すぐ使える
備品管理台帳Excelテンプレート
備品管理・貸出・棚卸・減価償却の記録をひとつのExcelで。
PC・OA機器・家具・工具など、会社の備品管理に使えるExcelテンプレートです。
管理項目やプルダウン、フィルターなどをあらかじめ設定しているため、ダウンロード後すぐに使い始められます。
このテンプレートでできること
備品の基本情報だけでなく、日々の貸出や棚卸、決算後の減価償却情報までまとめて管理できます。
備品情報を一元管理
管理番号、備品名、カテゴリ、メーカー、型番、シリアル番号、状態、保管場所、使用者、購入情報などをまとめて管理できます。
貸出・返却を管理
貸出日、返却予定日、返却日を記録し、貸出中・返却済み・返却期限超過の状況を確認できます。
棚卸結果を記録
台帳上の保管場所・使用者と実際の状況を照合し、現物確認の結果や確認日、確認者を記録できます。
減価償却情報も管理
償却方法、耐用年数、前期償却額、償却累計額、未償却残高など、決算後の情報を備品と紐づけて記録できます。
プルダウンで入力
カテゴリや状態、保管場所などはプルダウンから選択可能。入力内容の表記ゆれを抑えやすくしています。
フィルターで絞り込み
カテゴリ・状態・保管場所などで一覧を絞り込み、必要な備品を確認しやすくしています。
6つのシートを収録
備品管理に必要な情報を用途別に分けています。不要なシートや項目は削除し、自社の運用に合わせて編集できます。
備品管理台帳
備品の基本情報を一覧で管理するメインシートです。管理番号、備品名、カテゴリ、メーカー、型番、シリアル番号、数量、状態、保管場所、使用者、購入日、取得価額、保証期限、棚卸日などを記録できます。
貸出台帳
誰が・いつ・何を借りたかを記録します。返却予定日と返却日から、貸出状況も確認できます。
棚卸表
台帳上の情報と実際の保管場所・使用者を照合し、現物確認の結果を記録できます。
減価償却管理表
減価償却対象の備品について、償却方法・耐用年数・前期償却額・償却累計額・未償却残高を記録できます。
※減価償却額を計算するシートではありません。決算処理後の結果を記録するための管理表です。
マスタ
カテゴリ、状態、単位、保管場所など、プルダウンで使用する選択肢を自社向けに変更できます。
使い方
各シートの役割や基本的な使い方を記載しています。初めて利用する場合はこちらから確認できます。
備品管理台帳とは？
備品管理台帳は、会社や組織が所有・管理している備品について、「何を」「どこで」「誰が」使用しているのかを把握するための管理表です。
ノートPCやディスプレイ、スマートフォン、プリンター、机・椅子、工具などを一覧化し、管理番号や保管場所、使用者、購入日などを記録することで、備品の所在確認や棚卸、紛失防止に役立ちます。
管理する備品が少ない場合は、まずExcelで台帳を作成する方法が手軽です。このテンプレートでは、備品管理を始める際に使いやすい基本項目をあらかじめ用意しています。
備品管理台帳には何を記載すればよい？
管理目的によって必要な情報は異なりますが、まずは次のような項目から始めると整理しやすくなります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 管理番号 | 備品を一意に識別するための番号 |
| 備品名 | ノートPC、ディスプレイ、プロジェクターなどの名称 |
| カテゴリ | PC、OA機器、家具、工具などの分類 |
| メーカー・型番 | 製品を識別するためのメーカー名や型番 |
| シリアル番号 | 個体を識別するための製造番号 |
| 状態 | 使用中、未使用、故障、修理中、廃棄などの状態 |
| 保管場所 | 本社、支店、倉庫、会議室など現在の所在 |
| 使用者 | 現在その備品を使用している人 |
| 購入日・取得価額 | 購入時期や取得時の金額 |
| 最終棚卸日 | 最後に現物確認を実施した日 |
管理する備品や社内ルールに合わせて、不要な列は削除し、必要な列を追加してご利用ください。
Excelで備品管理を始める5つのステップ
-
STEP 1
管理する備品を決める
PCやスマートフォン、OA機器、家具など、どの範囲を備品管理の対象にするかを決めます。
-
STEP 2
管理番号を付ける
備品ごとに重複しない管理番号を付けます。個別に貸出や使用者を管理する場合は、1点ごとに管理番号を付けると管理しやすくなります。
-
STEP 3
備品情報を登録する
備品名、カテゴリ、保管場所、使用者、購入日など、管理に必要な情報を備品管理台帳へ入力します。
-
STEP 4
貸出・移動時に更新する
備品を貸し出したり、保管場所や使用者が変わったりした場合は、その都度台帳を更新します。
-
STEP 5
定期的に棚卸する
台帳の内容と実際の備品を照合し、所在不明や登録漏れがないかを定期的に確認します。
Excelでの備品管理が向いているケース
備品数が少なく、更新する人も限られている場合は、Excelでも十分に管理できます。
Excelが向いているケース
- 管理する備品がそれほど多くない
- 管理担当者が1人または少人数
- 貸出・返却が頻繁ではない
- 複雑な在庫管理が必要ない
- まず費用をかけずに管理を始めたい
Excel管理が大変になりやすいケース
- 複数人が頻繁に台帳を更新する
- 貸出・返却の回数が多い
- 誰が持っているか分からなくなる
- 棚卸に時間がかかっている
- 備品数や管理拠点が増えてきた
管理規模が大きくなり、Excelの更新そのものが負担になってきたときが、物品管理システムを検討するタイミングです。
Excelでは管理が大変になってきたら
複数人での利用や貸出・棚卸が増えてきた場合は、物品管理システムを使うことで管理を効率化できます。
| 管理内容 | Excel | tidie |
|---|---|---|
| 備品一覧 | ○ | ○ |
| 複数人での利用 | △ | ○ |
| 貸出・返却 | 手入力 | システムで管理 |
| 利用予約 | △ | ○ |
| QR・バーコード | △ | ○ |
| 棚卸 | 手作業中心 | システムで管理 |
| 履歴管理 | △ | ○ |
※比較は一般的なExcel運用とtidieの機能を簡略化して示したものです。Excelでも運用方法や作り込みによって実現できる内容は異なります。
Excel管理から、もう一歩効率化したい方へ
物品管理システム「tidie」なら、備品・在庫・消耗品をまとめて管理。貸出・返却、利用予約、棚卸、QR・バーコードを使った管理などをひとつのシステムで行えます。
tidieを無料で使ってみる3ユーザー・50品目まで無料。無料プランでも機能制限なくご利用いただけます。
備品管理台帳テンプレートのよくある質問
Excelテンプレートは無料ですか？
はい。無料でダウンロードしてご利用いただけます。ダウンロード時の会員登録やメールアドレス入力も不要です。
テンプレートの項目を変更してもよいですか？
はい。自社の管理方法に合わせて、列の追加・削除やマスタの変更などを行ってご利用ください。
すべてのシートを使う必要がありますか？
いいえ。備品管理台帳だけを利用するなど、必要なシートだけを使って構いません。管理方法に合わせて自由に選択してください。
減価償却額も自動計算できますか？
減価償却管理表は計算用ではなく、決算処理後の償却方法・耐用年数・前期償却額・償却累計額・未償却残高などを記録するためのシートです。
Googleスプレッドシートでも利用できますか？
本テンプレートはExcel形式（.xlsx）を前提に作成しています。Googleスプレッドシートへ取り込むことはできますが、一部の表示・書式・入力規則などがExcelと異なる場合があります。
備品が何点くらいになったら管理システムを使うべきですか？
一律の基準はありません。備品数だけでなく、利用人数、貸出頻度、棚卸頻度、管理拠点数などによって変わります。Excelの更新や確認に時間がかかるようになったら、物品管理システムの検討をおすすめします。
